Masalah Bisnis Event Organizer

Kali ini alya mau bahas tentang event organizer.. bagian dan tugas dari karyawan Event Organizer sendiri..

Event Organizer

“Mahkota”

1.      Himawan Okta Riyanto

·        Jabatan             : Onwer

·        Tugas               : Pemilik modal yang harus di keluarkan untuk kebutuhan perusahaan tersebut.

·        Permasalahan yang sering di temukan :

a.       Terkendala oleh modal yang sangat sedikit

b.      Adanya komplain tentang kinerja atau pelayanan yang diberikan oleh pelayan kepada customor

·        Solusi dari masalah :

a.       Mencari lebih banyak sponsor untuk menutupi kekurangan dana , jika masih kurang atau tidak mendapat sponsor tambahan maka harus melakukan pinjaman ke bank dengan memberhatikan suku bunga agar tidak mengalami kerugian yang  cukup besar.

b.      Melakukana evaluasi tentang kinerja terhadap bagian yang dikomplain oleh pelanggan dan memanggil bagian yang terkait utnuk memperbaiki kinerjanya agar sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan.

2.      Alya Maherka Ekaputri

·        Jabatan             : Manager Director

·        Tugas               : Pemimpin proyek terhadap kelancaran acara.

·        Permasalahan yang sering di temukan :

a.       Para anggota dari bagian manager yang sulit diatur

b.      Gaji karyawan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan karyawan dan ingin meminta gaji tambahan

c.       Adanya karyawan pengganti bila karyawan tersebut sedang cuti

d.      Pemesananan Clien / pelanggan yang terlalu dengan dekat dengan hari yang di tentukan sehingga tidak dapat memesan lokasi yang diinginkan

e.       Munculnya pesaing dari EO lain.

·        Solusi dari masalah :

a.       Menegaskan aturan dan tata tertib bekerja dalam suatu perusahaan

b.      Menaikan gaji atau menambah bonus apabila karyawan tersebut mengerjakan tugas lebih dengan apa yang diminta oleh clien (Jujur dan Displin)

c.       Pemesanan EO harus minimal 1 bulan agar acara yang akan dilaksanakan dapat sesuai dengan apa yang di harapkan oleh clien (Pemilihan lokasi bisa outdoor ataupun  Indoor)

d.      Meningkatkan mutu dari EO Mahkota agar tidak kalah saing dengan EO lainnya dan juga menambah training bagi karyawan baru agar lebih profesional dalam bekerja dan adanya reward (Penghargaan) untuk karyawan lama agar adanya kerjasama tim untuk menghasilkan acara yang bagus.

3.      Efrinta Dhelia Juliasari

·        Jabatan             : Stage Manager

·        Tugas               : Kelancaraan acara mengatur kelancaran tellen sesuai jadwal dan mengendalikan waktu tampil.

·        Permasalahan yang sering di temukan:

a.       Kurangnya kedisiplinan ketepatan waktu pada saat events diadakan

b.      Kurangnya koordinasi dengan pengisi acara dan Talent Management

c.       Kurangnya kesiapan seluruh sarana panggung dan pengisi acara

·        Solusi dari masalah:

a.       Kedisiplinan dan ketepatan waktu lebih diperhatikan kembali. Sangat diperlukan dengan koordinasi antar manajer dengan pengisi acara seta Talent Management sehingga tidak terjadi kesalahpahaman . Perlu adanya kesiapan yang matang terhadap acara yang diminta oleh clien.

4.      Aprillia Retno Wulan Sari

·        Jabatan             : Client Service

·        Tugas               : Penghubung dengan client dan sponsor kepada show director dan project offiecer. Menemani client sejak hadir hingga selesai acara dengan kepuasaan.

·        Permasalahan yang sering di temukan:

a.       Seringkali pihak sponsor tidak memberikan respon atas proposal yang diajukan

b.      Pihak Sponsor datang karena secara tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan , dengan kejadian tersebut akan mempengaruhi jadwal yang telah dibuat.

·        Alternatif Penyelesaian :

a.       Client Service harus melakukan follow up atau menghubungi kembali pihak sponsor

b.      Pengecekan utang proposal terkait dengan kontrak person yang dicantumkan dalam proposal

c.       Menghubungi pihak sponsor dan meminta keterangan waktu pihak sponsor datang

d.      Meminta Stage Manager untuk mengubah jadwal untuk menyesuaikan kedatangan pihak sponsor apabila memungkinkan

·        Solusi dari masalah:

a.       Client Service bersama Field Officer mengecek ulang proposal yang telah diajukan pihak sponsor , apabila kontak person yang dicantumkan benar maka Client Service harus segera melakukan follow up kepada pihak sponsor

b.      Menghubungi pihak sponsor untuk menanyakan waktu kedatangannya dan berkoordinasikan dengan Stage Manager agar acara dapat berjalan lancar.

5.      Yosefa Agnes Yollanda Neonbeni

·        Jabatan             : Show Director

·        Tugas               : Kualitas sajian acara baik segi artistik dan kenyamanan audience.

·        Permasalahan yang sering di temukan:

a.       Audience kurang merasa nyaman dengan tempat atau tata letak yang di sediakan oleh pihak EO

b.      Dekorasi yang di sajikan kurang tertarik sehingga client dan audience banyak yang tidak suka

c.       Kurangnya Fentilasi dari suatu dekor, sehingga audience merasakan kepanasan .

·        Solusi dari masalah:

a.       Memerlukan banyak refrensi tata letak dalam setiap lokasi agar tidak ada penempatan sesuatu yang salah dalam mendekor

b.      Melatih para karyawan/petugas dekor agar memiliki ide seni yang setiap kali dekor berbeda bentuk dengan dekor yang lain sehingga pengunjung / clien senang dengan dekorasi yang lebih kreatif.

6.      Firliana Dwicahyani

·        Jabatan             : Art Director

·        Tugas               : Permasalahan Artistik sepertu tampilan panggung, dekorasi panggung, efek yang berhubungan dengan keindahan

·        Permasalahan yang sering di temukan:

a.       Properti yang diinginkan client susah untuk didapatkan

b.      Dekorasi yang telah dibuat titdak sesuai dengan keinginan clien

c.       Kurangnya komunikasi antara client dengan pihak Art Director

·        Solusi dari masalah:

a.       Membuat cara alternatif lain agar properti yang dibuat sesuai dengan keinginan clien

b.      Harus lebih berkomunikasi dengan client agar dekorasi sesuai dengan pemesanan. Komunikasi biasanya dilakukan dengan cara WA atau SMS

7.      Uun Enda Umiaty

·        Jabatan             : Fielled Officer

·        Tugas               : Menangani persiapan promosi perijinan kemanan, konsumsi, keuangan, kesekretariatan.

Permasalahan yang sering di temukan:

a.       Dalam keuangan akar masalahnya yaitu clien terlambat dalam pembayaran , sehingga menghambat kerja EO

b.      Dalam Makanan (Penyajiannya) yaitu clien memprotes karena makanan yang di sajikan tidak sesuai dengan rasa yang diharapkan.

Solusi dari masalah:

a.       Dalam keuangan : Tim EO akan lebih tegas dalam menghadapi clien agar mereka membayar tepat waktu atau lebih baik melunasi sebelum acara dimulai.

b.      Dalam Makanan (Penyajian) : pihak Field Officer akan mendatangi langsung catering yang akan dipesan sekaligus memberikan arahan terhadap rasa masakanan yang nantinya akan dihidangkan . Sekaligun Field Officer yang akan mencoba (sampel makanan) apakah layak untuk disajikan atau tidak.